#66 Executive-Meetings endlich effizient führen – mit der Moderationsmethode der Profis

00:00:04: (Musik) Herzlich willkommen zu "Professionell auftreten", dein

00:00:07: Podcast für die gelungene Präsentation.

00:00:10: Souverän, glaubwürdig und begeisternd auftreten, deine Botschaft

00:00:14: zielsicher anbringen.

00:00:16: Mit Leichtigkeit Lampenfieber, kritische Fragen und andere Stolpersteine

00:00:21: überwinden, darum gehts.

00:00:23: Ich bin Silvia B.

00:00:24: Pitz und freue mich auf dich.

00:00:26: Herzlich willkommen.

00:00:33: Viele meiner Kundinnen klagen über endlose Meetings, Diskussionen, die sich im Kreis

00:00:38: drehen und Vielredner oder Vielrednerinnen, die

00:00:41: nicht gestoppt werden.

00:00:43: Dann wird ein Punkt, den man schon erledigt glaubte, erneut wieder

00:00:47: aufgenommen und durchgekaut, ohne dass es eine erkennbare Führung gibt.

00:00:52: Manchmal kommen die Leute auch unvorbereitet und es gibt

00:00:55: noch nicht einmal eine Agenda.

00:00:57: Das ist nervig und kostet viel Zeit und und ja, auch viel Geld.

00:01:02: Manchmal bringe ich in die Beratung einen sogenannten Meetingrechner mit.

00:01:08: Dabei werden die ungefähren Stundenlöhne der Führungskräfte eingetragen und mit

00:01:13: der Anzahl der Leute multipliziert.

00:01:16: Man sieht hier sehr schnell, welche Kosten ineffiziente Meetings für

00:01:20: das Unternehmen verursachen.

00:01:22: Das Meeting-Tool rechnet dann im Minutentakt vor, wie kostspielig unsinnige

00:01:28: Wiederholungen und fehlende Strukturen in Meetings sind.

00:01:32: Ganz herzlich willkommen zu meinem Podcast "Professionell auftreten -

00:01:37: Executive Meetings endlich effizient führen mit der

00:01:41: Moderationsmethode der Profis".

00:01:45: Heute geht es darum, wie du ergebnisstarke Meetings führst und durch professionelle

00:01:50: Moderation die Produktivität steigerst.

00:01:54: Klingt zu schön, um wahr zu sein.

00:01:56: Warte ab, es ist möglich.

00:01:58: Du brauchst nur die richtige Struktur, ein paar Profitipps und natürlich

00:02:03: auch immer die nötige Übung.

00:02:05: Wir bewegen uns heute also nicht auf der großen Vortragsbühne mit einer

00:02:10: Show-Moderation, die für Unterhaltung und gute Laune und einen geregelten

00:02:16: Programmablauf sorgen muss.

00:02:19: Dazu werde ich noch eine eigene Folge produzieren.

00:02:22: Es geht um die Moderation im Besprechungsraum, wo in Meetings oder

00:02:28: in Strategierunden wichtige Entscheidungen getroffen werden.

00:02:33: Hier geht es nicht um Unterhaltung.

00:02:35: Es geht darum, Denken zu strukturieren, den Meinungs- und Entscheidungsprozess

00:02:41: einer Gruppe zu ermöglichen und zu erleichtern.

00:02:45: Es gibt Meetings, in denen kluge Menschen zusammenkommen, viel Wissen im Raum ist,

00:02:50: viele Perspektiven eingebracht werden und trotzdem entsteht wenig Klarheit.

00:02:57: Das Problem liegt dabei selten am Inhalt, das Problem liegt oft am Prozess, denn

00:03:03: strategische Gespräche brauchen Struktur.

00:03:06: Und genau hier kommt Moderation ins Spiel.

00:03:09: Und genau deshalb ist Moderation, in diesem Fall die Prozessmoderation, heute

00:03:14: einer der wichtigsten Kompetenzen für Führungskräfte, Projektleitende und alle,

00:03:20: die in Meetings Entscheidungen herbeiführen wollen.

00:03:24: Die Moderatorin oder der Moderator gestaltet also maßgeblich den

00:03:28: Prozess, nicht allein das Ergebnis.

00:03:31: Damit eine Gruppe wirklich zu guten Erkenntnissen kommt und zu Ergebnissen

00:03:35: kommt, folgt professionelle Moderation meist einer klaren Struktur.

00:03:41: Eine sehr bewährte Struktur besteht aus sechs Phasen der Moderation.

00:03:46: Diese kann auch auf andere Moderationsformate angewandt werden, wie

00:03:49: zum Beispiel eine Gruppen- oder Workshop-Moderation.

00:03:54: Wir wollen uns heute aber auf die Entscheidungs- und Strategiemoderation

00:03:58: in Führungskreisen konzentrieren.

00:04:01: Das sind diejenigen Meetings, bei denen meine Kundinnen und Kunden

00:04:05: die meiste Energie benötigen.

00:04:08: Es geht ja einerseits darum, die eigene Abteilung zu vertreten,

00:04:12: andererseits braucht es eine praktikable Entscheidung, die für alle tragbar ist.

00:04:18: Diese Moderation ist äußerst anspruchsvoll, weil sie ja manchmal

00:04:22: eine Doppelrolle beinhaltet.

00:04:25: Einmal die Moderation und Führung des Meetings, zum anderen die Vertretung

00:04:30: der eigenen Interessen und Ziele.

00:04:33: Da ist sowohl rhetorisches wie auch diplomatisches Geschick gefragt und auch

00:04:38: Verhandlungstaktik wäre nicht schlecht.

00:04:41: Hervorragende Unterstützung leistet hier eine hilfreiche Struktur, wie

00:04:46: sie auch von Profis genutzt wird.

00:04:49: Damit wird der Entscheidungsprozess, die Kriterien und der Ablauf sichtbar und

00:04:55: transparent gemacht für die ganze Gruppe.

00:04:59: Bevor wir in die sechs Schritte einer professionellen Prozessmoderation

00:05:03: einsteigen, ist eine Sache noch ganz entscheidend, die die meisten

00:05:06: Führungskräfte nicht auf dem Schirm haben.

00:05:09: Das erlebe ich in Coachings immer wieder.

00:05:12: Diejenige Person, die die Eröffnung eines Executive-Meetings durchführt, hat bereits

00:05:18: einen enormen Einfluss auf den Verlauf.

00:05:21: Hier kannst du als Führungskraft strategisches und

00:05:25: rhetorisches Geschick zeigen.

00:05:27: Diese Phase übe ich mit meinen Coaches ganz, ganz intensiv, denn sie bestimmt

00:05:32: wesentlich, wo es im Meeting langgeht.

00:05:35: Stell dir ein Meeting vor, in dem eine wichtige Entscheidung für das

00:05:38: Unternehmen getroffen werden soll.

00:05:40: Die Zeit ist knapp, es gibt vielleicht noch viele

00:05:43: Unsicherheiten und unter der Führungsriege knirscht es.

00:05:48: Wenn du nun die Eröffnung ganz formal und lapidar durchführst,

00:05:53: als ob es ein ganz alltägliches Meeting wäre, dann verspielst du

00:05:57: eine sehr große Chance.

00:06:00: Stell dir vor, du machst die Dringlichkeit mit Worten und ja, auch mit

00:06:04: emotionalem Nachdruck deutlich.

00:06:06: Zeigst klar auf, worum es heute geht und wie wichtig es ist, dass alle die

00:06:13: möglichen negativen Konsequenzen sehen, die entstehen, wenn heute keine gut

00:06:17: durchdachte Entscheidung für das Unternehmen und nicht nur für die

00:06:21: eigene Abteilung getroffen wird.

00:06:22: Mit anderen Worten sollte die Botschaft lauten: Wir sitzen alle im gleichen Boot

00:06:28: und müssen eine sachlich optimale Entscheidung treffen, die allen dient und

00:06:33: nicht nur den lautesten, die sich meistens gut durchsetzen können.

00:06:37: Also ein Appell an die Kolleginnen und Kollegen, die möglichen Reibereien außen

00:06:42: vor zu lassen und in der Sache und für das große Ganze die beste

00:06:47: Entscheidung zu treffen.

00:06:49: Nimm den Leuten dann auch diese Vereinbarung ab.

00:06:52: Vorteil 1 einer solchen Eröffnung: Du hast einige unsichtbare, aber mächtige

00:06:58: Hinderungsgründe bereits angesprochen.

00:07:01: Das nimmt den Druck raus.

00:07:03: Zweiter Vorteil: Du kannst im Meeting immer wieder

00:07:07: auf das Commitment verweisen, das dir die Beteiligten am Anfang gegeben haben und

00:07:12: dadurch mögliche Grabenkämpfe schnell beenden.

00:07:16: Dritter Vorteil: Du zeigst klare Führung.

00:07:20: Das schätzen die Leute und sind gleich konzentriert bei der Sache.

00:07:24: Denk das mal durch.

00:07:26: Die durchdachte Eröffnung eines Executive-Meetings ist ein

00:07:30: großartiges Instrument.

00:07:32: Es setzt den Ton, you set the tone, und bereitet oder versperrt den Weg für

00:07:38: einen effizienten Austausch mit einem ganz klaren Ziel.

00:07:43: Drei weitere Überlegungen erleichtern die Moderation eines Executive-Meetings und

00:07:48: helfen der Moderation schneller und ohne Friktion zur Entscheidung zu kommen.

00:07:54: Erstens sollten unbedingt die Meeting- und Entscheidungsregeln geklärt werden.

00:08:00: Vor Beginn muss klar sein: Wer führt das Meeting?

00:08:03: Du musst dir als Moderator oder als Moderatorin das Okay der Gruppe

00:08:07: abholen, sonst wirds komisch.

00:08:09: Ohne Mandat keine Moderation.

00:08:12: Dann ist die nächste Frage: Wer entscheidet überhaupt?

00:08:16: Ist es eine Konsens- oder Mehrheitsentscheidung oder entscheidet

00:08:20: eine Person, die die Gesamtverantwortung trägt?

00:08:24: Fehlt diese Klarheit, entstehen endlose Diskussionen.

00:08:30: Entscheidungskriterien müssen im Vorfeld definiert werden.

00:08:34: Strategische oder auch taktische Entscheidungen brauchen Kriterien

00:08:38: zum Marktpotenzial, Risiko, Ressourcenbedarf oder

00:08:44: strategische Passung.

00:08:46: Erst mit idealerweise messbaren Kriterien kann eine Gruppe wirklich vergleichen.

00:08:52: Und drittens muss der Moderator oder die Moderatorin Priorisierung sichtbar machen.

00:08:59: Gerade bei strategischen Themen müssen Optionen sichtbar

00:09:03: gegeneinander abgewogen werden.

00:09:05: Typische Methoden sind zum Beispiel Entscheidungsmatrix oder Impact oder

00:09:11: Effort Matrix, Portfolio-Darstellungen oder sogenannte Dot-Votings.

00:09:17: Damit reduzierst du ineffiziente Diskussionen.

00:09:21: Alle Phasen sollten übrigens timegeboxt sein.

00:09:23: Das heißt, du solltest für jede Phase ein bestimmtes Zeitkontingent eingeteilt

00:09:28: haben, das du natürlich auch der Gruppe mitteilst.

00:09:32: Manchmal kann es sein, dass die Leute länger diskutieren wollen, aber lass

00:09:36: dich da nicht zu sehr darauf ein.

00:09:38: Meistens dreht man sich nach einer bestimmten Zeit im Kreis und es kommt

00:09:42: nichts weiter Nützliches dabei raus.

00:09:45: Wichtig ist es auch, dass alle Beteiligten zu Wort kommen und jede Person

00:09:50: eine ähnliche Redezeit hat.

00:09:52: Das ist eine der wichtigsten Funktionen der Moderation überhaupt.

00:09:56: Achte also bitte darauf und setz dich hier charmant, aber bestimmt, durch.

00:10:02: Okay, und jetzt gehen wir die sechs Phasen einer Prozessmoderation einmal

00:10:07: Schritt für Schritt durch.

00:10:09: 1.

00:10:11: Phase: Problem und Ziel klären.

00:10:14: Jede strategische Diskussion oder Entscheidungsfindung beginnt nicht mit

00:10:19: Meinungen, sie beginnt mit einer präzisen Frage.

00:10:23: Viele Meetings starten oft mit Vorschlägen oder Bewertungen.

00:10:27: Doch wenn das eigentliche Problem oder die Thematik gar nicht klar formuliert ist,

00:10:31: diskutieren Menschen über unterschiedliche Dinge.

00:10:35: Deshalb ist die erste Aufgabe einer Moderation, das Problem sichtbar machen.

00:10:41: Zum Beispiel: Welches Problem oder Thema wollen wir heute lösen?

00:10:45: Was genau wollen wir am Ende entschieden haben?

00:10:50: Ein guter Moderationssatz in dieser Phase lautet: Wenn wir heute

00:10:56: auseinandergehen, welche Entscheidung soll dann getroffen sein?

00:11:00: Diese Klarheit spart enorm viel Zeit.

00:11:02: Nutze dafür auch ruhig ein Flipchart oder Whiteboard, damit alle auch

00:11:06: visuell dabei sein können.

00:11:08: In der zweiten Phase geht es darum, Informationen zu sammeln.

00:11:12: Die zweite Phase ist eine Art gemeinsame Standortbestimmung.

00:11:16: Hier geht es noch nicht um Lösungen, sondern um Fakten.

00:11:20: Typische Fragen in dieser Phase sind: Was wissen wir bereits?

00:11:25: Welche Informationen fehlen uns noch?

00:11:27: Welche Perspektiven sollten wir berücksichtigen?

00:11:31: In vielen Meetings werden Fakten und Meinungen sehr schnell vermischt.

00:11:35: Eine gute Moderation hilft dabei, diese beiden Dinge zu trennen,

00:11:41: denn Entscheidungen werden besser, wenn zunächst ein gemeinsames

00:11:44: Verständnis der Situation entsteht.

00:11:48: In Phase 3 geht es darum, Optionen zu entwickeln.

00:11:52: Erst nachdem das Problem klar ist und Informationen gesammelt wurden, beginnt

00:11:57: die Phase der Lösungsentwicklung.

00:12:00: Hier werden mögliche Optionen gesammelt.

00:12:03: Wichtig ist dabei, zunächst breit zu denken.

00:12:06: Typische Fragen hier sind: Welche Optionen haben wir?

00:12:11: Was wäre ein möglicher Ansatz?

00:12:13: Welche Alternativen sehen wir?

00:12:16: Diese Phase ist bewusst kreativ angelegt, doch auch hier gibt es eine wichtige

00:12:24: Moderationsregel: Ideen zunächst sammeln und nicht sofort bewerten oder abwerten.

00:12:29: Denn wenn Vorschläge zu früh kritisiert werden, entstehen weniger Optionen.

00:12:33: Ist ja klar.

00:12:35: Die vierte Phase, Optionen bewerten, ist im Executive-Meeting besonders wichtig.

00:12:42: Jetzt beginnt die eigentliche Strategiearbeit.

00:12:45: Die gesammelten Optionen werden systematisch bewertet.

00:12:50: Hier ist ein Schritt besonders wichtig: Die Entscheidungskriterien

00:12:54: sichtbar machen.

00:12:55: Zum Beispiel, welche Option zahlt am stärksten auf unsere Strategie ein?

00:13:01: Welche Risiken entstehen?

00:13:03: Welche Ressourcen benötigen wir?

00:13:07: In vielen Strategie-Meetings fehlen diese Kriterien.

00:13:10: Mach du diesen Fehler nicht.

00:13:13: Wenn diese Kriterien fehlen, dann entsteht eine Diskussion, in der jede Perspektive

00:13:18: gleich stark wirkt und Entscheidungen sehr schwer fallen.

00:13:23: Kriterien helfen also dabei, die Diskussion zu versachlichen.

00:13:28: Nun geht es in der fünften Phase darum, eine Entscheidung zu treffen.

00:13:33: Hier liegt der kritischste Punkt vieler Meetings.

00:13:36: Es wird diskutiert, aber nicht entschieden.

00:13:39: Deshalb braucht jede strategische Moderation eine klare Frage:

00:13:44: Welche Option wählen wir?

00:13:46: Ebenso wichtig ist die Klärung, wer entscheidet?

00:13:49: Falls das vorher noch nicht klar war, muss es spätestens jetzt geklärt werden.

00:13:54: Ist es eine Konsensentscheidung der Gruppe, eine Mehrheitsentscheidung oder

00:13:59: entscheidet am Ende eine der Führungskräfte?

00:14:03: Wenn diese Frage nicht geklärt ist, entstehen häufig endlose Diskussionen.

00:14:08: Eine gute Moderation sorgt dafür, dass eine Entscheidung sichtbar und

00:14:13: nachvollziehbar getroffen wird.

00:14:16: Danach werden in Phase 6 die Maßnahmen festgelegt.

00:14:20: Diese letzte Phase wird oft unterschätzt, aber sie entscheidet darüber, ob eine

00:14:25: strategische Diskussion tatsächlich Wirkung entfaltet.

00:14:30: Eine Entscheidung ist natürlich nur dann wertvoll, wenn sie auch von allen

00:14:33: Beteiligten umgesetzt wird und getragen wird.

00:14:37: Eine gute Moderation endet deshalb immer mit konkreten Vereinbarungen.

00:14:42: Typische Fragen, die du hier stellen kannst, sind: Welche nächsten Schritte

00:14:46: ergeben sich aus der Entscheidung?

00:14:49: Wer übernimmt welche Aufgabe und bis wann?

00:14:54: Die klassische Formel lautet: Wer macht was bis wann?

00:14:58: Erst dann wird aus einer Diskussion ein Fortschritt.

00:15:02: Das Ganze bitte dann auch noch dokumentieren.

00:15:05: Damit stärkst du die Verbindlichkeit.

00:15:08: Tja, diese sechs Schritte geben dir ein gutes Gefühl, damit ein Entscheidungs-

00:15:13: oder Strategie-Meeting mit deinen Führungskolleginnen und

00:15:17: Kollegen erfolgreich wird.

00:15:19: Jetzt gibt es noch einen kleinen Bonus-Absatz zum Schluss,

00:15:24: warum strategische Meetings nämlich häufig scheitern.

00:15:27: Da gibt es ein paar Gründe dafür.

00:15:29: Wenn man ineffiziente Meetings analysiert, dann zeigen sich oft typische Muster.

00:15:36: Die Moderationsphasen werden durcheinandergebracht.

00:15:39: Menschen diskutieren Lösungen, obwohl das Problem noch gar nicht klar ist.

00:15:44: Oder sie bewerten zweitens Ideen, bevor überhaupt Optionen gesammelt wurden.

00:15:50: Und drittens wird manchmal auch sehr lange diskutiert, ohne jemals bewusst in

00:15:55: die Entscheidungsphase zu wechseln.

00:15:57: Hier hilft es, wie ich es weiter vorne schon erwähnt habe, eine

00:16:01: klare Zeitvorgabe zu geben.

00:16:04: Professionelle Moderation schafft hier vor allem Struktur im Denken einer Gruppe.

00:16:10: Dazu braucht es einen guten Plan und auch Durchsetzungsstärke.

00:16:15: Nicht jeder Vielredner lässt sich hier leicht einfangen.

00:16:18: Da braucht es manchmal auch eine klare Kante, auch wenn die Plaudertasche

00:16:23: dann eingeschnappt ist.

00:16:24: Die Gruppe ist dankbar, wenn die Moderation hier eingreift und

00:16:28: wieder die Führung übernimmt.

00:16:30: Vielleicht beobachtest du in deinem nächsten Meeting einmal

00:16:33: ganz bewusst diesen Prozess.

00:16:35: In welcher Phase befindet sich eure Diskussion gerade?

00:16:39: Sammelt ihr Informationen oder entwickelt ihr schon Optionen

00:16:43: oder versucht ihr bereits zu entscheiden?

00:16:46: Allein diese Beobachtung verändert die Qualität von Meetings enorm.

00:16:52: Professionelle Moderation bedeutet nicht mehr zu reden.

00:16:56: Professionelle Moderation bedeutet, Gespräche so zu strukturieren, dass aus

00:17:01: Diskussionen tatsächlich Entscheidungen entstehen und zwar planbar und effizient.

00:17:08: Genau das ist eine der wichtigsten Fähigkeiten moderner Führung und es ist

00:17:12: ein enormer Erfolgsfaktor auch für dein Unternehmen.

00:17:17: Ich wünsche dir dabei viel Erfolg und ich freue mich, wenn ich dich dabei

00:17:21: tatkräftig unterstützen kann.

00:17:23: Melde dich gern bei mir.

00:17:25: Lass uns gemeinsam deine Meetings auf das nächste, noch effizientere

00:17:30: Level heben, deine Silvia.

00:17:37: (Musik) Professionell auftreten, das wars wieder.

00:17:39: Danke, dass du dabei warst.

00:17:41: Weitere Informationen zum Podcast und die Shownotes findest du auch auf

00:17:45: meiner Webseite pitz-coaching.

00:17:47: de.

00:17:49: Schau gern mal auch bei LinkedIn Learning vorbei.

00:17:52: Es gibt hier drei Videotutorials zum Thema.

00:17:56: Die Links findest du in den Shownotes. Viel Erfolg.